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国家档案局办公室关于征求《电子档案管理基本术语(征求意见稿)》意见的通知

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本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位:国家档案局档案科学技术研究所、中国人民解放军档案馆
本标准主要起草人:马淑桂、聂曼影、杜梅、魏伶俐、张淑霞、孙瑾、冯文杰、晏杰、刘艳莉、王熹
 

电子档案管理基本术语
1 范围
本标准规定了电子档案管理的基本术语及其定义。
本标准适用于档案工作、文件工作及相关领域。
2 规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
DA/T 1—2000 档案工作基本术语
3 一般概念
3.1  
电子文件 electronic document;electronic record(s)
国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的各种形式的信息记录。
3.2  
电子档案 electronic record(s);archival electronic record(s)
具有参考和利用价值并归档保存的电子文件。电子档案由内容、结构和背景组成。
注:英文词“record(s)”指公文、应留存文件、应归档文件或已归档文件(即档案);“archives”指具有永久保存价值的records
3.3  
电子文件管理系统 electronic document management system
EDMS(缩略语)
用于生成、使用和维护电子文件的计算机信息系统。
参见:电子档案管理系统(3.4)。
注:电子文件管理系统是业务系统的一个子系统,更注重业务流程,版本控制等,用于提高工作效率。
3.4  
电子档案管理系统 electronic records management system
ERMS(缩略语)
对电子档案进行捕获、维护、利用和处置的计算机信息系统。
参见:电子文件管理系统(3.3)。
注:电子档案管理系统更注重对电子档案的管理。系统要维护元数据及电子档案之间的联系,以支持电子档案作为证据的价值。
3.5  
数字档案馆 digital archives
DA(缩略语)
在数字环境中履行纸质环境下传统档案馆的职责。目的在于创建、管理、长期保存和利用数字档案。
注:数字档案资源包括电子档案、数字化档案、各职能部门的行业及专业档案数据库、互联网中具有档案价值的数字信息等。
3.6  
可信数字仓储 trusted digital repository
TDR(缩略语)
负责数字资源长期、可靠的管理和维护的机构组织,按照普遍接受的协议和标准设计完整的运行系统,制定切实可行的政策和实施方案,并且有持续的财政支持和规范的评价系统,能够为资源提供者和用户长期负责。
示例:数字档案馆是维护档案长久保存的可信数字仓储。
3.7  
开放档案信息系统 open archival information system
OAIS(缩略语)
一个由人和计算机系统组成的有机体,承担保存信息的责任并将其提供给指定团体。OAIS旨在为基于长期保存目的信息系统建立一个参考模型和基本概念框架,以维护信息系统中数字信息的长期保护和可存取。
3.8  
内容 content
电子档案的文字、符号或视觉等信息。
3.9  
结构 structure
电子档案的内容组织和存储方式。包括逻辑结构和物理结构。
3.9.1  
逻辑结构 logical structure
呈现在用户面前的电子档案各信息单元之间的关系,如格式、段落、图形位置、文字排列等。
3.9.2  
物理结构 physical structure
电子档案在存储设备或载体中的存储位置和文件格式。
3.10  
背景 context
电子档案生成、传输、使用和维护的环境。包括行政背景、来源背景、程序背景、记录背景以及技术背景等。
3.10.1  
行政背景 administrative context
电子档案生成者所在机构的组织结构、主要职能和业务流程。
3.10.2  
来源背景 provenancial context
电子档案生成者及其职责任务、内设机构和业务职能。
3.10.3  
程序背景 procedural context
电子档案生成的业务流程。
3.10.4  
记录背景 documentary context
电子档案所属的全宗及全宗内文件之间联系的信息。
3.10.5  
技术背景 technological context
生成电子档案的计算机系统的相关技术要素的特征。
3.11  
元数据 metadata
描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。
3.12  
真实性 authenticity
电子档案的内容、结构和背景与形成时的原始状况相一致的性质。
注:具有真实性的电子档案由特定机构使用安全可靠的系统软件生成
3.13  
完整性 integrity
    电子档案的内容、结构和背景信息无缺损,且没有破坏、变异或丢失的性质。
3.14  
可靠性 reliability
电子档案内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的程度。
3.15  
可用性 usability 
电子档案可以被定位、检索、呈现和理解的性质。
3.16  
前端控制 front-end control
按照档案管理的要求在电子文件形成时甚至形成之前对其进行监控的活动。
3.17  
生命周期 life cycle
电子文件从形成、办理到最终处置(销毁或永久保存)的全过程。
3.18  
全程管理 life-cycle management
对电子文件整个生命周期进行的控制。
3.19  
双套制 dual filing system
将电子文件转换为纸质文件,与电子文件同时归档的管理方法。
3.20  
模板 template
与内容信息脱离,帮助制作和显现电子文件的格式。
3.21  
文件格式 file format
电子文件在计算机中的组织和存储方式。
示例:文本格式pdf、doc、xls、ppt、txt、wps、xml、html等,图像格式JPG、Tiff、GIF、PNG、BMP等;图形格式DWG、DXF、IGS等;音频格式wav、mp3、mid等;视频格式avi、wmv、flv、mpeg、rm等。
3.22  
电子印章 electronic seal
采用数字技术对电子文件加盖的印章。
3.23  
问责 acountability
个人、机构和团体必须对其行动负责并且可能需要向他人说明的原则。
4 电子档案的收集
4.1  
收集 acquisition;collection
档案馆(室)接收及采集电子档案和其他数字信息资源的活动。
4.2  
捕获 capture
对电子文件及其元数据进行实时收集和存储的方法与过程。
4.3  
登记 registration
在电子文件进入电子档案管理系统时,给其一个唯一标识符的行为。
4.4  
归档 archiving
将具有保存价值的电子文件转化为档案的过程。
4.5  
网络信息存档 web archiving
将具有保存价值的网络信息转化为档案的过程。
4.6  
移交 transfer
将电子档案的保管权和责任权交给档案馆的过程。
4.7  
接收 accession
档案馆(室)收存电子档案的过程。
4.8  
分类 classification
依据分类体系中所规定的逻辑结构、方法和程序规则,按照类目对业务活动和电子文件进行的系统标识和整理。
4.9  
打包 packaging;encapsulation
将电子档案及其元数据作为一个整体按指定结构封装的过程。
4.10  
打包信息 packaging information
用于绑定和识别一个信息包构成的信息。
4.11  
传送 transmission
通过网络或可交换的计算机载体传递电子档案的过程。
5 电子档案的鉴定
5.1  
鉴定 appraisal
对电子文件、电子档案的内容和技术状况进行双重评估的过程,确认其真实性、完整性、可靠性和可用性等,判定其归档范围和保管期限。
5.2  
直接鉴定法 direct appraisal
内容鉴定法 content appraisal
根据内容和特点等实际情况逐件鉴定电子档案的方法。
5.3  
职能鉴定法 functional appraisal
根据形成者的职能、工作项目、活动和业务的重要性批量鉴定电子档案的方法。
5.4  
真实性检验 authentication
验证电子档案真实性的过程。
示例:验证所收到的电子印章和数字签名等与所发送的是否相同;迁移处理后的电子档案与形成时的原始状况是否一致。
5.5  
完整性检验 integrity check
验证电子档案完整性的过程。
示例:检查所收到的电子档案及其元数据是否齐全完好。
5.6  
可用性检验 usability check
验证电子档案可用性的过程。
示例:检验电子档案是否可读、可检索,载体介质是否完好和兼容,是否附带相应的特殊应用软件等。`
5.7  
安全性检验 security check
验证电子档案安全性的过程。
示例:检查电子档案有无病毒,是否受到未经授权的增、删、改、利用和隐藏。
5.8  
格式检验 format check
验证电子档案是否符合规定格式的过程。
5.9  
处置 disposition
按照规定对电子档案实施保管、销毁或移交的一系列过程。
5.10  
销毁 destruction
消除或删除失去价值的电子档案,使之无法恢复的过程。
5.11  
保管期限 retention period
对电子档案划定的留存年限。
5.12  
保管期限表 records retention schedule
规定电子档案保管期限的文件。
6 电子档案的保存与利用
6.1  
保存 preservation
从技术和内容两个方面来确保电子档案得到长期维护所涉及的过程和操作。
6.2  
保护 conservation
采用物理和化学方法保持电子档案载体稳定性的行为。
6.3  
信息包 information package
IP(缩略语)
由电子档案及其元数据构成。通过打包信息对电子档案及其元数据进行封装和标识,电子档案、元数据和打包信息三者绑定成一个整体,这一整体通过描述信息表现。
6.4  
提交信息包 submission information package
SIP(缩略语)
由信息生产者交给开放档案信息系统的信息包,用于构建一个或多个存档信息包。
参见:发布信息包6.6)。
6.5  
存档信息包 archival information package
AIP(缩略语)
保存在开放档案信息系统中的包含内容信息和与之关联的保存描述信息的信息包。
参见:提交信息包6.4)、发布信息包6.6)。
6.6  
发布信息包 dissemination information package
DIP(缩略语)
开放档案信息系统根据用户的需求完成数据的抽取、封装并发送给用户的信息包,抽取的内容来自于一个或多个存档信息包。
参见:提交信息包6.4)。
6.7  
存储 storage
以经济有效的方式保护、存取和管理电子档案,以便检索和利用的过程。
注:电子档案的存储载体应考虑其寿命、存储容量、系统独立性和成本;存储条件和处理过程应考虑载体的物理特性和化学特性;制定相应的转换和迁移的方案,采用转换、迁移和仿真等方式确保电子档案在整个保管期限内都是可以读取的、真实的、可靠的、可用的;避免电子档案遭受非法利用、丢失或损坏,并做到防盗、防灾。
6.8  
在线存储 on-line storage
存储设备和所保存的数据时刻在网络上,供用户方便、快捷读取。
注:在线存储的存储设备和数据时刻“待命”,可满足对高利用率的数据的频繁、高速操作要求。
6.9  
离线存储 off-line storage
存储设备和所保存的数据不在网络上。
注:离线存储主要用于数据备份。
6.10  
近线存储 near-line storage
存储设备和所保存的数据介于在线存储和离线存储之间。
注:近线存储适用于不常用到或访问量不大的数据;存储设备寻址迅速、传输率高,平时休眠,用户提出访问需求时可被唤醒,保证用户正常数据访问。
6.11  
载体 media
介质 media
记录电子档案信息的物质材料。
6.12  
复制 copy
在同种类型的载体(纸质、缩微、电子)上制作完全相同的副本。
参见:转换(6.13),迁移 (6.14)。
示例:纸质到纸质、缩微到缩微的副本或电子档案的备份副本(电子档案的副本可以在相同或不同种类的电子载体上制作)。
6.13  
转换 conversion
在确保档案原有信息(内容)不发生变化的前提下,变更档案的载体或形式。
参见:复制(6.12),迁移 (6.14)。
示例:纸质文件缩微化、成像、改变字符集。
6.14  
迁移 migration
在保持电子档案的真实性、完整性、可靠性和可用性的前提下,将电子档案由一个系统向另一个系统(从一种软硬件配置到另一种软硬件配置,或从技术的一代到另一代)进行转移的过程。
参见:复制(6.12),转换(6.13)。
6.15  
仿真 emulation
模仿电子档案产生时的软硬件环境,使电子档案能够以原始面貌(初始格式、版面与内容等)显示,功能性也能得到保护的技术。
注:仿真有助于保护、辨认那些极大依赖特殊硬件与软件而又无法在新、旧技术平台间进行迁移的电子档案等(如超文本、多媒体等复杂文件)。
6.16  
检索 retrieval
查找电子档案信息的过程。
6.17  
著录 description
按标准形式对电子档案的内容、结构和背景特征进行描述的过程。
6.18  
标引 indexing
为方便电子档案的检索而建立检索入口的过程。
6.19  
利用 access
查找、使用或检索电子档案的过程。
7 电子档案的安全
7.1
保管 protection
采取管理、技术或物理手段以防止对电子档案未经授权地访问、修改或删除。
7.2
跟踪 tracking
形成、捕获和维护关于电子档案运转和利用的信息。
7.3
身份识别技术 identity recognition technique
用于区分操作者角色和权限的技术方法。
示例:密码口令、IC身份卡、指纹识别技术、视网膜识别技术等。
 7.4
权限 jurisdiction
按操作者身份所确定的职能、权利等,用于保证对电子档案的合法操作。
7.5
加密电子档案 encrypted electronic records
采用密码设备或技术处理过的电子档案。
7.6
数字签名 digital signature
依附于电子档案或在逻辑上与其相连的一个数字标记,表示签名者对档案责任和内容的认可。
7.7
数字水印digital mark
采用数字技术对电子文件加注的起信息固化作用的标记,可用于鉴别电子文件信息的原始性,起防错、防漏和防调换等作用。
7.8
备份 backup
将电子档案或电子档案管理系统的全部或部分复制到存储载体或独立的系统上。
7.9
异质备份 heterogeneous backup
将电子档案的信息转换到其他类型的载体上。
示例:将电子档案备份为纸质或缩微胶片。
7.10
异地备份 off-site backup
将电子档案的备份件保存在不同地点。
7.11
数据再造 resume
从原始的字节流中恢复数字资源的原貌,并保证数据资源的可读性和可用性。数据再造包括数据灾难恢复、数据格式恢复等。
注:由于数据再造无法评估数据恢复的成果,故仅在长期保存方法无法发挥作用时使用。
7.12
 风险 risk
档案实体和档案信息所面临的威胁及其可能造成的影响。
注:档案风险因素包括技术风险因素、机构内部管理因素、社会环境因素和自然环境因素。
7.13
风险管理 risk management
对电子档案的风险进行识别、评估、应对和监控的过程。
7.14
灾难备份 backup for disaster recovery
为了灾难恢复而对电子档案、电子档案管理系统、网络系统、基础设施、专业技术支持能力和运行管理能力进行备份的过程。
7.15
灾难恢复 disaster recovery
为了将电子档案管理系统从灾难造成的故障或瘫痪状态恢复到可正常运行状态,并将其支持的业务功能从灾难造成的不正常状态恢复到可接受状态,而设计的活动和流程。
7.16
应急预案 contingency plan
为保障电子档案安全制定的应急响应和灾后恢复的计划。
 

 
 
参考文献
 
[1] ISO 15489-1:2001 Information and documentation – Records management Part 1:General
[2] ISO 15489-2:2001 Information and documentation – Records management Part 2:Guidelines
[3] ISO 14721:2003 Space data and information transfer systems—Open archival information system—Reference model

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